At Instituto Pedro Nunes, we understand that using your personal data requires your trust. We uphold strict privacy standards in our work and will only use your personal data for clearly identified purposes and in accordance with your data protection rights.
The confidentiality and integrity of your personal data are among our top priorities.
Accordingly, this Data Protection and Privacy Policy of the Pedro Nunes Institute is hereby approved and published.
Institute Pedro Nunes, Association for Innovation and Development in Science and Technology, with its registered office at Rua Pedro Nunes, 3030-199 Coimbra, NIPC 502 790 610 (hereinafter ‘IPN’), collects and processes personal data in the course of its activities, such as:
The processing of personal data is the responsibility of the IPN (subject to the provisions of Section VIII) and consists of any operation or set of operations performed on such personal data, whether by automated or non-automated means, such as:
The IPN requires the data subject, in all cases, to give their free, specific, informed and explicit consent to the processing of their personal data, using forms drawn up on a case-by-case basis, depending on the specific nature and scope of such processing.
Consent of minors
In accordance with Article 8 of the GDPR, the personal data of minors may only be processed on the basis of the consent referred to in Article 6(1)(a) of the GDPR, relating to the direct marketing of information society services, where they have reached the age of 13 (thirteen).
If the child is under the age of 13, the processing is only lawful if consent is given by their legal guardians, preferably using secure authentication methods such as the Citizen Card or the Digital Mobile Key.
IPN is familiar with and complies with the rules governing the processing of personal data, as set out in Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (hereinafter the GDPR), without prejudice to all relevant national legislation to which it is subject.
IPN is responsible for the processing of personal data, whether by automated means or otherwise, from collection and organisation through to storage and deletion.
IPN maintains an internal system for the continuous and up-to-date recording of the personal data processing activities it carries out.
Os dados pessoais serão apenas tratados com vista a um conjunto de finalidades determinadas, considerando igualmente um conjunto de fundamentos legais para esse tratamento, dentre os quais se incluem:
Prossecução dos objetivos e finalidades estatutárias do IPN
Cumprimento de legislação em vigor e de todos os demais imperativos legais
Deveres legais de conservação e integridade de documentação
Realização de diligências pré-contratuais
Preparação de candidaturas e projetos
Cumprimento de contratos dos quais o IPN é parte
Cumprimento de projetos dos quais o IPN é beneficiário
Reporte e auditoria a projetos e atividades objeto de financiamento por recursos de natureza pública
Cumprimento de certificações de Qualidade
Controlo e registo de uso de instalações e equipamentos
Segurança e integridade de instalações e equipamentos
Intervenção enquanto subcontratante, na aceção do disposto no ponto 8 do Artigo 4º do RGPD
Os dados pessoais serão conservados por um período de tempo definido por norma legal ou regulamentar ou, na falta desta, pelo período que se revele necessário para a prossecução da respetiva finalidade, tendo estas em consideração e os fundamentos legais para o tratamento acima referidos, bem como todos os requisitos e prazos legalmente definidos, designadamente os prazos de prescrição dos direitos correspetivos. Em conformidade, em todos os casos em que existe um prazo de conservação de dados imposto por lei, só pode ser exercido o direito ao apagamento previsto no artigo 17º do RGPD findo esse prazo.
O IPN garante a conservação dos dados pessoais pelo período estritamente necessário ao cumprimento da finalidade do seu específico tratamento, assim como o seu apagamento (ou anonimização, se e quando aplicável/necessário) imediatamente após transcorrido aquele período e/ou mediante solicitação do respetivo titular, considerando sempre e em todos os casos os referidos requisitos e prazos legalmente definidos.
O titular dos dados tem o direito de, a todo o tempo e gratuitamente, requerer ao IPN:
Em todos os casos, existindo norma ou obrigação legalmente imposta que se sobreponha a estes direitos, o IPN reserva o direito de não executar o pedido (ou deste pedido ser objeto de restrições ou condicionamentos, se e quando aplicável), indicando sempre e em todos os casos o respetivo fundamento ao titular interessado.
O titular dos dados pessoais poderá apresentar qualquer reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (doravante, CNPD), na qualidade de Autoridade de Controlo em Portugal, tal como definida nos números 21 e 22 do artigo 4º e no artigo 51º do RGPD.
Da transmissão a terceiros
O IPN, no decurso da sua atividade, poderá transmitir dados pessoais que se encontrem na sua posse a terceiras entidades, definidas nos termos do número 10 do artigo 4º do RGPD, em cumprimento de deveres legais, regulamentares, pré-contratuais ou contratuais, designadamente a autoridades de natureza pública responsáveis por atribuições de controlo e auditoria e/ou a parceiros de atividades, projetos ou serviços, conquanto tal seja imposto por lei ou regulamento ou indispensável à prossecução das suas atividades.
Para o efeito, o IPN requererá o competente e prévio consentimento aos titulares dos dados pessoais objeto deste tipo de tratamento, respeitando todos os requisitos previstos no RGPD para o efeito.
Da intervenção de subcontratantes
O IPN, no decurso da sua atividade, poderá subcontratar terceiras entidades (tal como definidas no número 8 do artigo 4º do RGPD) para tratar dados pessoais por sua conta. Caso tal venha a suceder, o IPN requererá o competente e prévio consentimento aos titulares dos dados pessoais objeto deste tipo de tratamento, respeitando todos os requisitos previstos no RGPD para o efeito.
Sem prejuízo das informações e dados recolhidos através de outros meios técnicos, o IPN procede, adicionalmente, à recolha de informação anónima através do seu Website, designadamente informações relativas ao tipo de browser internet utilizado, sistemas operativos e data e hora de acesso ao website, recorrendo, para tanto a tecnologias de controlo (cookies) para reunir essa informação. Toda a informação específica sobre a Política de Cookies do IPN está disponível no seguinte link: www.ipn.pt/cookies
O IPN garantirá a implementação de todos os procedimentos formais e operacionais para a tutela dos dados pessoais objeto de tratamento, bem como para o registo corrente e atualizado de todas as atividades de tratamento, bem como a realizar o competente estudo prévio das atividades de tratamento de dados pessoais a lançar no futuro, garantindo a sua compatibilidade com o RGPD.
O IPN fará os melhores esforços no sentido de garantir e manter em funcionamento todos os meios técnicos ao seu dispor para evitar a perda, má utilização, alteração, acesso não autorizado e apropriação indevida dos dados pessoais que lhe sejam facultados pelos titulares, sem prejuízo da falibilidade das medidas de segurança da Internet.
O IPN declina qualquer responsabilidade pelos danos sofridos pelos utilizadores e provocados ou não por terceiros, através do acesso ilegítimo a dados transmitidos por aqueles utilizadores através do seu portal Internet e/ou da sua infraestrutura informática.
O IPN obriga-se a notificar a CNPD nos termos e prazos previstos no artigo 33º do RGPD, caso tenha conhecimento de um qualquer evento de violação de dados pessoais, tal como definido no número 12 do artigo 4º do RGPD.
O titular dos dados pessoais poderá exercer os seus direitos de retificação, modificação ou cancelamento daqueles dados ou solicitar qualquer informação respeitante ao seu tratamento mediante solicitação escrita dirigida ao IPN para a morada indicada em I. ou para o endereço eletrónico rgpd-ipn@ipn.pt.
O IPN poderá, em qualquer altura e sem necessidade de aviso prévio, alterar a presente Política, designadamente em virtude de necessidade da sua adaptação a eventuais alterações legislativas ou a recomendações da CNPD, caso em que o IPN disponibilizará as alterações introduzidas, em área acessível a todos os seus utilizadores.